Loveandy0721

因為主管們要求看, 才能決定要不要找人, 就整理了一份,
真的是...爆炸了, 我每天一個人在辦公室是要做這些事......真的是....
爆炸了....


1. 下單
a. 準備報價單給客戶
b. 和客戶確認訂單內容, 水標內容
c. 客戶確認下單後, 做內部採購單給工廠
d. 追蹤工廠交期, 回報客戶交期
e. 交期若不及客戶需求, 需push工廠提前, 協調客戶與工廠交期.
f. 客戶若需塗裝與貼標, 需追蹤客戶提供水標稿, 讓客戶確認, 客戶與工廠溝通的窗口
g. 協助核對訂單總表

2. 出貨
a. 追蹤工廠回覆交期後, 跟催確保如期. 出貨前和客戶確認出貨方式(需將工廠的裝箱明細轉化成客人看得懂的另一份PL,以便提供材積給客人確認), 提前製做出貨通知給工廠, 告知如何出貨, 若有需一併出貨的配件或特殊包裝方式, 嘜頭等, 需一併體現在出貨通知上.
b. 交易條件為出貨前付款的客戶, 出貨前提供invoice給客戶, 確認付款後再通知工廠出貨.
c. 出貨後請工廠提供快遞單號給客戶追蹤. 若走海空運等需製作報關文件給客人
d. 客戶收貨後, 若有品質不良之客訴或包裝破損等等, 需立即幫客戶處理客訴問題.
e. 提供invoice跟客戶請款, 與財務對帳. 某些客戶要求台灣發票, 需要開立發票寄給客戶.
f. 某些歐洲客戶要求貨出台灣後, 再由台灣出貨, 客戶決定空運或海運. 工廠寄出貨到辦公室後, 需再核對檢查, 再重新包裝. 之後和客人貨代聯繫booking班機或船位, 再請貨款送到指定倉庫後出貨給客戶, 需與貨代報關行聯繫, 提供相關文件. 需獨自負責報關進來台灣, 再出口報關給國外客人.
g. 若有客戶退貨, 每週二次小三通的船, 需整理起來後寄小三通回工廠. 或客戶寄水標過來, 由台灣提供給工廠.

3. 採購
a. 部份工廠需求的零配件, 需幫忙採購, 先聯絡供應商, 製作詢價單與其詢價,
b. 根據工廠提供正式採購單, 下採購單給供應商, 追蹤交期.

c. 部份工廠自行和台灣供應商採購後, 由台灣辦公室和供應商聯絡出貨事宜, 代為收貨後再出給工廠.
d. 採購客戶需求的配件, 如煞車皮, barrel adjuster, 頭管碗組, 座管夾等等，並安排出貨事宜
e. 部份客人需要的自黏標等, 也由台灣代為訂購.
f. 採購辦公室需要的文具用品等.

4. 財務
a. 整理供應商請款發票, 請會計付款.
b. 每月零用金整理.
c. 與台灣會計/大陸業務/大陸財務對帳.
d. 整理客人未付款的催款.

5. 客服
a. 接聽客戶電話-客戶詢價, 確認訂單, 交期, 客訴, 運費詢問, 包裝明細, 其它雜七雜八問題等等.
b. 若有生產異常, 無法如期出貨, 需通知客人和道歉.
c. 處理回覆客人及工廠的email, 每日約30~40封.
d. 寄目錄/客人需要正本文件/小配件等.

6. 其它
a. 整理辦公室資料建檔/歸檔.
b. 外出郵局寄信.
c. 聯繫網頁設計公司做網頁更新.
d. 裝目錄.